Evidence odběratelů ve fakturačním systému


Dobrý den,
v rámci dokupování prodloužené záruky k našim produktům budeme nuceni do fakturačního systému zavádět fyzické osoby (žadatele o prodlouženou záruku) tak abychom jim mohli vystavit fakturu na službu "Prodloužená záruka". Tato záruka bude vázána na konkrétní výrobek s unikátním identifikátorem (výrobní číslo). Naše fakturační oddělení doporučuje pro jednoznačnou identifikaci odběratele do systému zavést kromě jména a příjmení také adresu a rodné číslo - případně rodné číslo nahradit datem narození ve tvaru RRMMDD. Je toto akceptovatelné z hlediska platných regulí GDPR? Nebo je lépe do fakturačního systému navést jako identifikátor zákazníka neadresnou číselnou řadu?

Děkuji předem za radu.
Robert J.


Odpovídá


Dobrý den,

rozhodně nepoužívejte rodné číslo.

Podle § 13c odst. 1 písm. b) zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, lze rodná čísla využívat, stanoví-li tak zvláštní zákon nebo, podle písm. c) téhož ustanovení, se souhlasem nositele rodného čísla nebo jeho zákonného zástupce.

Rodné číslo lze například nahradit datem narození ve Vámi uvedeném tvaru.

Doporučoval bych však interně ve fakturačním systému užívat jiný, neadresný identifikátor - např. č. zákazníka. Jedná se o vhodnější formu a tímto nepochybně vyhovíte požadavkům Obecného nařízení.

To se samozřejmě netýká vlastních faktur a daňových dokladů - zde musí být subjekt jasně identifikován a doklady musí obsahovat povinné položky dle platných právních předpisů - například dle §28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů.


Štítky: Minimalizace údajů, Rodné číslo

Související dotazy
Odpovídá Mgr. Nikola Dohnalová
Rodné číslo mezi citlivé údaje nepatří. Rodné číslo patří mezi stejné osobní údaje jako jsou jméno, příjmení, adresa či datum narození. Obecné...


www.helpgdpr.cz
© Copyright 2000 - 2018, všechna práva vyhrazena - European Business Enterprise, a.s., Masarykovo nám. 14, Říčany
Firma je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 8892, IČ 25130382, DIČ CZ25130382
E-mail: info@ebe.cz